Управління адміністративної роботи, контролю та технічного забезпечення

1. Загальні положення

1.1. Управління адміністративної роботи, контролю та технічного забезпечення (далі - Управління) є самостійним структурним підрозділом Державної служби експортного контролю України (далі Держекспортконтролю) і безпосередньо підпорядковується заступнику Голови Держекспортконтролю, а у разі його відсутності відповідно до розподілу обов’язків між Головою та його заступниками.

1.2. Управління у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Положенням про Держекспортконтроль, а також цим Положенням.

1.3. Структура та чисельність Управління визначаються відповідно до структури та штатного розпису Держекспортконтролю.

1.4. До складу Управління входять такі структурні підрозділи:

відділ документообігу та контролю;

відділ інформаційних технологій і технічного забезпечення.

2. Основні завдання та функції управління

2.1. Основними завданнями Управління є забезпечення діяльності Держекспортконтролю та реалізація покладених на Держекспортконтроль завдань в частині:

Впровадження елементів електронного урядування в діяльність Держекспортконтролю:

забезпечення підрозділів Держекспортконтролю необхідними для їх службової діяльності інформаційно-технічними ресурсами;

забезпечення функціонування автоматизованої системи експортного контролю (АСЕК), підготовка пропозицій щодо програм її розвитку та модернізації;

забезпечення використання у поточній роботі Держекспортконтролю інформаційно-довідкових систем;

забезпечення вибірок інформації з обмеженим доступом з баз даних та формування відповідної підсумкової інформації за вказівками керівництва Держекспортконтролю;

організація та проведення робіт з питань захисту інформації, кібербезпеки та кіберзахисту в Держекспортконтролі;

накопичення даних для їх використання у звітній та аналітичній роботі;

забезпечення функціонування та контроль умов експлуатації засобів обчислювальної техніки в Держекспортконтролі;

організація та впровадження робіт по забезпеченню електронного зв'язку між Держекспортконтролем та іншими органами виконавчої влади для оперативного обміну інформацією, а також з штаб-квартирами міжнародних режимів експортного контролю;

Організації обліку і контролю виконання рішень, доручень, постанов, інших керівних документів:

організація нетаємного діловодства Держекспортконтролю;

організація архіву Держекспортконтролю;

організація контролю за виконанням документів;

забезпечення своєчасної підготовки звітів з питань виконавської дисципліни;

Господарського забезпечення Держекспортконтролю:

організація роботи складського і архівного господарства;

здійснення постійного контролю за ефективним використанням майна Держекспортконтролю;

участь у складанні кошторису і контроль витрат на утримання Держекспортконтролю;

укладання договорів з організаціями, міністерствами та відомствами, що стосуються господарської діяльності Держекспортконтролю;

організація внутрішньої роботи в Держекспортконтролі: протипожежна безпека, технічна безпека, охорона праці тощо;

організація довідкової роботи у Держекспортконтролі щодо інформування заявників.

2.2. Управління відповідно до покладених на нього завдань: забезпечує використання у поточній роботі Держекспортконтролю інформаційно-довідкових систем, створених як у Держекспортконтролі, так і в інших установах;

організовує та проводить роботи по забезпеченню електронного зв'язку між Держекспортконтролем та іншими органами виконавчої влади для оперативного обміну інформацією;

розробляє пропозиції та створює умови для впровадження електронного документообігу у Держекспортконтролі;

організовує довідково-інформаційне забезпечення посадових осіб Держекспортконтролю;

організовує та проводить роботи по удосконаленню автоматизованої системи експортного контролю;

організовує навчання спеціалістів Держекспортконтролю з питань використання засобів обчислювальної техніки і програмного забезпечення;

бере участь у національних та міжнародних нарадах, консультаціях, конференціях та семінарах з питань інформатизації, електронного урядування;

організовує ведення нетаємного діловодства та архіву Держекспортконтролю;

організовує придбання та забезпечує підрозділи Держекспортконтролю технічними засобами та іншим господарсько-побутовим майном в рамках кошторису на утримання Держекспортконтролю;

організовує проведення своєчасного та якісного ремонту матеріально - технічних засобів та здійснює контроль за списанням непридатного до експлуатації майна;

організовує придбання та забезпечує підрозділи Держекспортконтролю письмово-паперовим і канцелярським приладдям. Розміщує замовлення у типографіях та забезпечує Держекспортконтроль обліковими книгами, бланками і формами для службової діяльності;

забезпечує опалення, освітлення, вентиляцію та прибирання службових і побутових приміщень Держекспортконтролю, їх утримання відповідно до правил і норм виробничої санітарії та протипожежної безпеки;

забезпечує складське зберігання майна та техніки, які належать Держекспортконтролю;

організовує технічне і господарське обслуговування нарад, конференцій та інших заходів, що проводяться у Держекспортконтролі;

розробляє і проводить заходи, спрямовані на забезпечення виконання працівниками Держекспортконтролю вимог та норм охорони праці, техніки безпеки і протипожежної безпеки;

здійснює постійний контроль за ефективним використанням майна Держекспортконтролю;

подає на розгляд проекти договорів з організаціями, міністерствами та відомствами, що стосуються господарської діяльності Держекспортконтролю;

сприяє залученню міжнародної технічної допомоги для розвитку Держекспортконтролю.